Privacy Policy AyroStay

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è AYROMEX SRL, società di diritto rumeno, CUI RO52014564, con sede legale in București Sectorul 4, Aleea Izvorul Oltului nr. 6, Bl. 29, Sc. B, Et. 2, Ap. 24.

Per qualsiasi richiesta relativa ai dati personali è possibile contattare il Data Protection Officer all'indirizzo privacy@ayromex.com.

2. Dati raccolti

AyroStay raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati:

• Account host: nome, email, numero di telefono, dati struttura ricettiva (denominazione, città, indirizzo, codice fiscale/CUI).
• Dati ospiti (guest): numero di telefono, contenuto delle conversazioni WhatsApp inviate al numero AyroStay della struttura, dati di prenotazione (date soggiorno, numero ospiti).
• Dati di identità per adempimento SIIDF (Sistema Informatic Integrat al Direcției pentru Frontieră / Polizia di Frontiera Romania): documento d'identità acquisito da host tramite caricamento o OCR, nome cognome, data di nascita, nazionalità, numero documento.
• Dati di pagamento: gestiti da Stripe, AyroStay non conserva dati carta di credito completi.
• Dati tecnici: indirizzo IP, user-agent, log server (per finalità di sicurezza e diagnostica).

3. Finalità e base giuridica

I dati sono trattati per le seguenti finalità:

• Erogazione del servizio AyroStay (AI receptionist WhatsApp, gestione prenotazioni, sincronizzazione calendari OTA) — base giuridica: esecuzione contratto (art. 6.1.b GDPR).
• Adempimento obblighi legali in materia di registrazione ospiti SIIDF imposti dalla normativa romena alle strutture ricettive — base giuridica: obbligo legale (art. 6.1.c GDPR).
• Fatturazione e adempimenti fiscali — base giuridica: obbligo legale.
• Sicurezza, prevenzione frodi e diagnostica — base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).

4. Periodo di conservazione

I dati account host e di servizio sono conservati per la durata del rapporto contrattuale e per ulteriori 24 mesi dalla cessazione, salvo richiesta anticipata di cancellazione.

I dati con rilevanza fiscale e contabile sono conservati per 7 anni come previsto dalla normativa rumena e italiana.

I dati identità ospiti per SIIDF sono conservati nei termini imposti dalla Polizia di Frontiera RO (di norma 5 anni).

5. Trasferimenti extra-UE

Per l'erogazione del servizio AyroStay si avvale di fornitori che possono operare server al di fuori dell'Unione Europea. Tali trasferimenti avvengono sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione UE:

• Vercel Inc. (USA) — hosting applicazione e infrastruttura compute
• Meta Platforms Inc. (USA) — invio/ricezione messaggi WhatsApp Business
• Twilio Inc. (USA) — gateway WhatsApp / SMS
• Google LLC (USA) — modelli AI Gemini per elaborazione conversazioni
• Stripe Inc. (USA) — pagamenti e fatturazione

6. Diritti dell'interessato

L'interessato ha diritto, ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, di:

• Accedere ai propri dati personali
• Rettificare dati inesatti o incompleti
• Cancellare i propri dati ('diritto all'oblio')
• Limitare il trattamento
• Ricevere i propri dati in formato portabile
• Opporsi al trattamento per motivi legittimi
• Proporre reclamo all'autorità di controllo competente (ANSPDCP in Romania, Garante Privacy in Italia)

7. Cookie

AyroStay utilizza esclusivamente cookie tecnici e di sessione necessari al funzionamento del servizio. Non vengono utilizzati cookie di profilazione né strumenti di tracciamento pubblicitario di terze parti.

8. Modifiche

La presente informativa può essere aggiornata. Le modifiche sostanziali saranno comunicate via email agli host clienti almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore.